Job Summary: Synergy Enterprises, Inc., a woman owned small business, is seeking a Program Coordinator. The selected candidate will be responsible for assisting the Program Manager (PM), Deputy Program Manager (DPM), and Senior Meeting Manager (SMM) in the administration, management, direction and planning of the project and all logistical and peer review activities.

Primary Responsibilities:

Project Related

Project Coordination

• Assist in managing project tasks, including overseeing task schedules and gathering task-specific updates from team members.
• Collect weekly and monthly update information from task leads
• Create PowerPoint presentations and other related artifacts for client meetings and reports.
• Participate in client meetings as necessary to report task progress and/or take meeting minutes.
• Manage contract calendar, including scheduling meetings and adding/updating task work to Monday.com
• Manage online project document library in MS SharePoint
• Maintain JIRA board for tracking IT tasks and sprints related to the Department of Defense Education Activity (DoDEA) Evaluation and Technical Assistance Center (ETAC) portal
• Communicate with project staff, including PM, DPM, client COR, as required
• Process Invoices
• Develop/Create charts for proposals and projects
• Monitor online help desk (HubSpot) and toll-free number for support requests and work with project team to address reported issues
• Update ETAC portal as required, including making text edits and reviewing/accepting user account requests
• Oversee the ordering of necessary supplies for contract activities.

Logistics Coordination

• Assist SMM in conducting site searches for meetings and conferences.
• Assist the SMM in preparing meeting specifications
• Assist the SMM in communications with attendees, speakers/VIPs, and vendors
• Assist in the development of meeting materials as necessary
• Set up online registration using CVENT
• Work with the SMM to set up audiovisual arrangements as needed
• Oversee the creation, duplication, and assembly of conference/review materials, including name badges, tent cards, signs, packets, and other materials as requested by client
• Provide onsite meeting support

Grant Review Coordination

• Contact application reviewers to determine availability
• Input reviewer, application, and panel information into review system
• Send logistics letter to reviewers
• Prepare and/or updates necessary documentation and online modules:
• Reviewer agreement form
• Copies of applications
• Technical Review Form (TRF)
• Provide support to reviewers during review process.
• Download completed TRFs for submission to client.
• Send closing panel documents to reviewers
• Send Thank You letter to reviewers (if requested by client)
• Process honoraria forms

Qualifications:

• Minimum of 2 year of project coordination experience (preferably with a government contractor).
• Bachelor’s degree preferred. This requirement may be waived if significant successful performance in program coordination and/or event management can be proven.
• Possess demonstrated experience in negotiating and interacting with high-level officials and clients.
• Fluency in Microsoft Office applications required.
• Experience with Monday.com, Microsoft SharePoint, Jira, and HubSpot required.

Other job requirements:

• The position requires that individuals be available to work as necessary throughout the standard workweek and often on weekends as well.
• Historically, individuals who have filled this position have worked on average anywhere from 5 to 6 weekends a year (and sometimes more) and may have to travel to distant client sites in order to do so.
• The weekend work often involves conferences (typically out of state) where a substantial amount of work is performed on Fridays and Saturdays. Job tasks include getting ready for the conference; troubleshooting with clients; and addressing other issues that may arise.

Physical demands and work environment:

• Physical demands: While performing duties of job, employee is occasionally required to stand; walk; sit; use hands to handle objects and documents; reach with hands and arms; talk and hear. Employee may occasionally lift and/or move up to 20 pounds. Specific vision abilities required by the job include close vision. Employee may use office equipment such as telephone, computer, computer software, calculator, printer, copier, and facsimile.
• Work environment: Employees are not substantially exposed to adverse environmental conditions. The noise level in the work environment is usually moderate.

The above statements are intended to describe the general nature and level of work being performed. They are not intended to be construed as an exhaustive list of all responsibilities and skills required of employees so classified.